Parola d’ordine: de-le-ga-re!

Un difetto del lavoro di gruppo è che è facile uscire da una riunione senza compiti assegnati, pensando che "lo farà qualcun altro". Ovviamente, se tutti lo pensano, non si fa nulla. Solo perché il gruppo arriva al consenso sulla necessità di fare qualcosa non significa che qualcuno lo farà necessariamente. Le cose vengono fatte solo quando l'attività è chiaramente definita e nella lista delle cose da fare di qualcuno.

Questo principio può sembrare semplice e ovvio, ma rimarrai scioccato da quanto spesso lo dimentichiamo.

Assicurati che ogni riunione di gruppo abbia uno scrivano che registra tutte le attività e chi ha accettato di svolgerle, quindi condivide l'elenco delle attività con l'intero gruppo subito dopo la riunione (lo stesso giorno, se possibile). Per garantire un follow-through efficace, chiedi alle persone di impegnarsi esplicitamente nei loro compiti di fronte al gruppo e inizia ogni riunione rivedendo l'elenco delle attività dell'ultima riunione.

Alcune responsabilità sono limitate a una singola azione, ad esempio "prenota una stanza per la riunione della prossima settimana". Ma altre responsabilità - diciamo, "organizzare una conferenza stampa" - spesso implicano un intero complesso di compiti e il contributo di un numero di persone per molti giorni. Questo è quando potresti aver bisogno di qualcuno per "ricapitolare" un particolare progetto. Una linea di fondo non fa tutto da sola, ma si assume la responsabilità di garantire che tutto venga fatto. Se le persone della sua squadra non arrivano, è sua responsabilità trovare qualcun altro, fare il triage o farlo da sola. Alla fine non importa come viene svolto il lavoro, solo che è responsabile nei confronti del gruppo più ampio per assicurarsi che lo faccia, o spiegare perché non è stato fatto.

Le cose vengono fatte solo quando l'attività è chiaramente definita e nella lista delle cose da fare di qualcuno.

Una corretta delega e condivisione dei compiti è anche uno dei modi migliori per prevenire il burn-out (see: PRINCIPLE: Splendi forte, ma non bruciarti.

Indipendentemente dal fatto che il tuo gruppo abbia una struttura di leadership più verticale o orizzontale, la delega è fondamentale. I buoni leader sanno come delegare i compiti, come identificare e supportare i bottom-liner (alcune delle persone migliori non si faranno avanti a meno che non gli venga chiesto) e come assicurarsi che tutti conoscano il loro ruolo. Sii esplicito. Le persone non vogliono responsabilità vaghe. Vogliono sapere qual è il loro ruolo e perché è importante.

Le organizzazioni di volontariato e i gruppi radicali spesso vengono messe in difficoltà da partecipanti che si impegnano a fare qualcosa ma poi non riescono mai a portarla a termine. Devi tenerne conto in anticipo. Fai attenzione quando assegni compiti critici a un volontario non testato. Ecco la conversazione standard che uno degli autori ha con i nuovi volontari:

“Conosci la parola più importante nel vocabolario di un volontario?”

"Ehm, no."

"Esatto."

"Eh?"

“‘No’ è la parola più importante che puoi dire. Usala. Molto. Se dici "Sì, posso farlo" per senso di colpa o per un entusiasmo eccessivo che non puoi seguire, allora siamo fottuti. Preferirei di gran lunga un "No". Quindi possiamo assegnare il compito a qualcuno il cui "Sì" significa sì".

Lungi dall'essere oneroso, questo è in realtà un potere e un onore. Stai dicendo: il tuo lavoro è così tanto prezioso che dobbiamo avere un impegno solido e dei dettagli definiti. Questo è un principio, tra l'altro, che non vale solo per i volontari ma per l'intera squadra.

Originally published in Beautiful Trouble.